Como planificar su próximo proyecto de BI

Un ejecutivo de negocios revisando un reporte gerencial con graficos
DDS
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Una guía de tres pasos para los profesionales del BI

El lanzamiento de una nueva iniciativa de inteligencia de negocios puede ser complicado: mientras seamos creyentes incondicionales del «Agile BI» y las victorias rápidas, es importante tanto para la persona de BI y para los ejecutivos de negocios alinear primero sus necesidades y expectativas, para entender lo que la organización espera lograr. La buena noticia es que un analista de negocios eficiente puede lograr que se haga en uno o dos días.

Después de todo, es lógico que antes de sumergirse en esquemas, cálculos y gráficos, lo primero que usted querrá hacer es realmente entender lo que espera que el negocio logre. Esto obviamente puede sonar desconcertante, pero te sorprendería la cantidad de veces que se han visto organizaciones saltar este paso e ir directamente a la construcción de los cuadros de mando y KPI, sin detenerse un segundo a pensar si estos KPIs son aún relevantes para el proyecto actual.

A menudo, esto sucede debido a un ejecutivo o analista que tiene alguna noción preconcebida de que el resultado final, adquirido de una empresa o proyecto anterior, que no necesariamente se aplica a la cuestión que nos ocupa. Recuerde: El proceso siempre debe comenzar con el negocio y servir al negocio. Las métricas deben adaptarse a la organización, y no al revés. Usted tiene que ser lo suficientemente flexible para adaptarse a la solución de BI que el negocio realmente necesita, en lugar de la que es más fácil para usted.

Así que, sin más preámbulos, vamos a empezar a planificar su próximo proyecto de BI:

Paso 1: Entrevistar a los usuarios claves

EntrevitaBI

Lo que usted necesita: completa atención

Tiempo de ejecución: 1-2 días

Entregables: resumen de los requerimientos del negocio

La mejor manera de entender lo que el negocio espera lograr a través del proyecto de BI es a través de las reuniones “cara a cara” con las partes interesadas (o, menos preferentemente, a través de teléfono o Skype). Esto incluyen a ejecutivos, administradores o usuarios analíticos, quienes efectivamente buscan los datos de forma regular.

¡No se salte de este paso o se conforme con especificaciones escritas! Estas reuniones de pocas horas harán su trabajo mucho más fácil y aumentará en gran medida las posibilidades de que el proyecto sea un éxito.

Preguntas que debe hacer durante las entrevistas:

Las preguntas: ¿Por qué se necesita un tablero de control en particular? ¿Quién va a utilizar el tablero de control, y quien recibirá sus resultados? ¿Dónde (y en qué dispositivos) lo harán? ¿Cuándo se utiliza el tablero de control?

Los procesos actuales y deseados de toma de decisión: ¿Cómo se toman las decisiones actualmente? ¿Cómo les gustaría tomar las decisiones en el futuro? ¿Qué datos son los que actualmente están desaparecidos, o de difícil acceso y cómo podrían afectar a la toma de decisiones?

Puntos de dolor: ¿Qué es lo que siempre quieren saber, pero no pudieron encontrar? ¿Por qué son los datos demasiado difíciles de encontrar o analizar? ¿Dónde están los recursos analíticos / TI actualmente, y cómo podrían ser utilizados de manera más eficaz?

Paso 2: Ir al tablero de dibujo

dibujoprocesos

Lo que usted necesita: una pizarra y marcadores, lápiz y papel, o Powerpoint / Visio

Tiempo de ejecución: 2-3 horas

Entregables: listar las preguntas cruciales del negocio para responder

Una vez que hayamos terminado de entrevistar a los grupos de interés y entendamos lo que esperan que el proyecto de inteligencia de negocios parezca, vamos a querer comenzar a visualizar, no los datos (aún), pero sí los propios procesos. Lo que vamos a dibujar aquí no van a ser gráficos, widgets o visualizaciones, sino un ordenado diagrama de flujo

Construir un diagrama que ilustra el flujo de trabajo de los procesos del negocio para cada proceso. Es en esta etapa que entendemos si vamos a necesitar múltiples cuadros de mando, esquemas, etc. En el momento en que haya terminado, usted debería ser capaz de describir la forma en que la organización toma decisiones, y cómo se mide la calidad de estas decisiones (por ejemplo: Marketing se centra en el rendimiento de la campaña, mientras que el éxito de los clientes tiene que ver con el estado de la cuenta, etc.)

Consejos para crear su diagrama de flujo de procesos de negocio

Enfóquese de arriba hacia abajo: se inicia desde el nivel más alto de los KPIs, los que podrían preocupar al que toma las decisiones de más alto rango (crecimiento, reclutamiento, etc.). Los indicadores de nivel inferior deben ser derivadas de la forma en que miden los de alto nivel.

Que sea sencillo: Incluso para proyectos de mayores dimensiones, usted debe apuntar a terminar con una serie de métricas que necesiten menos de dos manos para contar.

Su guía debe ser: más información, menos indicadores: tratar de identificar la medida que importa (por ejemplo, un promedio ponderado siempre es mejor que tener 5 números diferentes).

Paso 3: Bosquejar cosas

Young businessman doing paperwork with futuristic backgroung

Lo que usted necesita: los mismos ingredientes desde el paso 2.

Tiempo de ejecución: 2-3 horas

Entregables: borrador de su primer tablero de control, lista de tabla de hechos, dimensiones y filtros

Para los proyectos más simples este paso puede ser considerado opcional: si las preguntas de negocio son relativamente escasas o simples, usted puede seguir adelante y arrancar su herramienta de inteligencia de negocios y comenzar a modelar sus datos y tableros de control. Sin embargo, para proyectos de mayores dimensiones se sugiere primero la creación de un borrador inicial del tablero de control, para recordar como lucirá finalmente y también para asegurarse de obtener la aprobación de las partes interesadas pertinentes.

Es en esta etapa, después de haber identificado las preguntas del negocio, que vamos a querer ensuciar nuestras manos: ¿De dónde provienen los datos? ¿Cuáles son las fuentes de datos?, ¿Cómo puedo conectarme a ellos? (con SiSense esto es increíblemente fácil de usar gracias a nuestros conectores incorporados). ¿Será necesario conectarse a fuentes de datos no estructurados? ¿Qué dato no está disponible actualmente y cuales necesitarán ser calculados?

Las respuestas a estas preguntas deben darle una idea clara de sus dimensiones, tabla de hechos y filtros. Entonces se crea una maqueta de los cuales widgets y visualizaciones de datos que usted desea aplicar para presentar mejor los datos.

Una vez que tenga un bosquejo con el que estés satisfecho, vuelve a las partes interesadas para obtener su aprobación: después de todo, ellos son los que van a estar viendo regularmente estos cuadros de mando, por lo que deben entender por qué se ven de tal manera y cómo se representan los datos pertinentes. Y para usted, el hecho de tener obtener retroalimentación temprana, ahorrará tiempo que se gasta haciendo ajustes y cambios después de que la construcción del tablero haya sido realizada. Una vez que tenga la aprobación, felicitaciones, usted es bueno para esto!

Cierre

Es innecesario decir que no existen dos organizaciones o iniciativas de BI que sean creadas de la misma manera. Para algunos todo este proceso puede tomar una o dos horas, y para otros podría llevar semanas. Sin embargo, se recomienda seguir este marco para cada proyecto de BI en el que se embarcan, sea que exista un sistema de inteligencia de negocios o no, ya que cuando vas con un plan, es mucho más probable obtener una victoria.

 


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